O plano de incorporação exige vender 7% do estoque do lançamento por mês (VSO) para o empreendimento se pagar no prazo. Os lançamentos do grupo estavam vendendo 4,9%.
Os leads chegavam no volume planejado, mas 9 em cada 10 morriam antes de visitar o stand. Destravar essa etapa aumenta as vendas sem gastar mais com mídia nem contratar corretores.
Aumento da Conversão de Leads em Visitas Agendadas nos Lançamentos Imobiliários
Marketing e Vendas — Lançamentos Imobiliários · Mar/2026 – Ago/2026
De cada 100 leads pagos a R$ 74, só 8 viravam visita ao stand.
São cerca de 3.200 leads/mês e R$ 236,8 mil/mês em mídia, e a conversão de 8,4% pressionava a VSO, em 4,9% ao mês contra 7% do plano. Meta SMART: 14% até 28/08/2026, sem mais verba, com R$ 22 mil.
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As campanhas de lançamento do Grupo Altavia geram cerca de 3.200 leads/mês a um CPL médio de R$ 74 — R$ 236,8 mil/mês só em geração de demanda —, mas apenas 8,4% agendam visita ao stand ou decorado em até 7 dias (~269 visitas/mês). O desperdício de mídia pressionava a VSO (velocidade de vendas), em 4,9% ao mês contra 7% do plano de incorporação. A meta SMART: elevar a conversão de 8,4% para 14% (+67%) até 28/08/2026, sem aumento de verba de mídia nem do quadro de corretores, com orçamento de R$ 22 mil. O escopo cobriu do recebimento do lead digital ao agendamento da visita, deixando de fora negociação, preço e leads de indicação.
Como o projeto respondeu às perguntas da fase 6
D1 Qual é o problema, em números? Onde ocorre e desde quando? Qual o impacto para o negócio e para o cliente?
As campanhas de lançamento imobiliário do Grupo Altavia geram cerca de 3.200 leads/mês, a um CPL médio de R$ 74 — R$ 236,8 mil/mês em geração de demanda, dentro de um investimento total de mídia de ~R$ 295 mil/mês. Apenas 8,4% dos leads agendam visita em até 7 dias (média de 12 meses, mar/2025–fev/2026, oscilando entre 7,9% e 9,1%), ou seja, ~269 visitas/mês. O funil ineficiente desperdiça mídia e derruba a VSO dos lançamentos para 4,9% ao mês, contra 7,0% do plano de incorporação.
D2 Quem é o cliente do processo e o que ele considera crítico (CTQ — Critical to Quality)?
O SIPOC identifica como clientes do processo o comprador potencial (lead), o time comercial dos lançamentos (corretores e coordenação), a Incorporação (dona do plano de VSO) e a Diretoria Comercial. Os CTQs: primeira resposta rápida (em minutos, não horas), contato no canal preferido (WhatsApp), persistência de follow-up sem ser invasivo, agendamento simples com data e hora confirmadas e visita em até 7 dias — todos ligados diretamente ao Y do projeto.
D3 Qual é a meta do projeto? (objetivo + valor + prazo)
Meta SMART: elevar a conversão de leads novos em visitas agendadas em até 7 dias de 8,4% para 14% (aumento de 67%) até 28/08/2026, nos lançamentos ativos do grupo, sem aumento da verba de mídia nem do quadro de corretores, com orçamento aprovado de R$ 22 mil.
D4 Qual é o escopo? O que entra e o que fica de fora?
Dentro do escopo: leads digitais das campanhas de lançamento (Meta, Google e portais imobiliários), do recebimento do lead no CRM até o agendamento da visita ao stand/decorado, nos 3 lançamentos ativos — com piloto em 1. Fora do escopo: negociação, proposta e fechamento; tabela de preços e condições comerciais; revenda e estoque pronto; leads de indicação e visitantes espontâneos do stand.
D5 Quais são os dados históricos conhecidos e o ganho esperado?
O histórico de 12 meses (mar/2025–fev/2026) mostra a conversão travada entre 7,9% e 9,1% (média 8,4%), sem tendência. Com as causas corrigidas, o ganho estimado é manter o mesmo volume de visitas com 22% menos investimento de mídia — cerca de R$ 65 mil/mês (R$ 780 mil/ano) — ou gerar +76% de visitas com a mesma verba, à escolha da diretoria. Estimativa validada pela Controladoria em 27/03/2026, com payback inferior a 1 mês.
D6 Há patrocínio (sponsor) e equipe definidos?
Sponsor: Eduardo Vilela (Diretoria Comercial e de Incorporação). Champion: Camila Duarte (Gerência de Marketing, 10%). Green Belt líder: Larissa Menezes (Marketing — Performance e Lançamentos, 50%). Equipe: Rafael Siqueira (Mídia Paga, 20%), Juliana Prates (CRM e Automação de Marketing, 20%), Bruno Tavares (Coordenação de Vendas do lançamento, 15%) e Renata Lopes (Inteligência de Mercado/BI, 15%).
Censo semanal no CRM confirmou o patamar travado em 8,4% — e revelou onde o lead esfriava.
Uma auditoria com 2 avaliadores e 40 leads revelou que 5% dos agendamentos por WhatsApp não eram registrados, e a integração foi corrigida antes do baseline. A estratificação apontou o tempo da primeira resposta como vilão.
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O SIPOC delimitou o funil em 6 macroetapas, da entrada do lead no CRM à visita agendada e confirmada. O plano de coleta fixou a definição operacional: conta como conversão o lead novo com visita registrada no CRM em até 7 dias corridos. Uma auditoria com 2 avaliadores e 40 leads (concordância de 95%) revelou que 5% dos agendamentos por WhatsApp não eram registrados — a integração WhatsApp–CRM foi corrigida antes do baseline oficial. O censo de 12 meses situou o patamar entre 7,9% e 9,1% (média 8,4%), confirmado nas 8 semanas pré-piloto (S10–S17: 7,8% a 8,9%), e a estratificação já apontava o vilão: o tempo da primeira resposta. Em Nível Sigma, os 91,6% de leads sem visita em 7 dias colocavam o funil em cerca de 1,4σ (916.000 DPMO, 8,4% de conversão), patamar natural de topo de funil que serviu para dimensionar o ganho da meta de 14%, e não para reprovar o marketing. O VSM (Mapa de Fluxo de Valor) somou só ~24 minutos de toque num lead time de ~3,2 dias (eficiência de ~0,5%): das 4h50 até a 1ª resposta, só 5 minutos eram trabalho; o resto era fila da roleta manual e do stand. No MSA por atributos, um recorte de 12 dos leads auditados fechou com concordância de 92% e Kappa de 0,89, acima do critério de 0,75; a única divergência foi uma visita agendada por WhatsApp sem registro no CRM.
Como o projeto respondeu às perguntas da fase 6
M1 Qual é o Y do projeto e como ele é medido?
O Y do projeto é o percentual de leads novos que agendam visita ao stand ou apartamento decorado em até 7 dias corridos da entrada do lead. Definição operacional: lead digital de campanha de lançamento, único (deduplicado por telefone/e-mail), com visita registrada e confirmada no CRM até D+7. Medição semanal por censo (100% dos leads), por coorte de entrada: leads da semana com visita agendada em até 7 dias ÷ leads novos da semana × 100.
M2 Qual é a linha de referência (o desempenho atual, em números)?
A linha de referência vem do censo de 12 meses (mar/2025–fev/2026): média de 8,4%, oscilando entre 7,9% e 9,1%, sem tendência nem sazonalidade forte. Nas 8 semanas pré-piloto (S10–S17, mar–abr/2026), a coorte semanal ficou entre 7,8% e 8,9% (média 8,4%) — patamar estável e baixo: dos ~3.200 leads/mês, só ~269 viram visita.
M3 A medição é confiável? Como você garantiu isso?
A definição operacional foi auditada: 2 avaliadores classificaram 40 leads de forma independente contra o padrão (concordância de 95%, mínimo exigido de 90%). A auditoria revelou que ~5% dos agendamentos fechados por WhatsApp não eram registrados no CRM — a integração WhatsApp–CRM e o campo obrigatório de data/hora da visita foram corrigidos antes de oficializar o baseline. O tempo de 1ª resposta passou a ser carimbado automaticamente pelo CRM, eliminando o apontamento manual.
M4 Qual a capacidade atual do processo — ou o nível atual do indicador?
O processo converte 8,4% dos leads em visita — perto da metade da referência de mercado para incorporadoras com atendimento digital estruturado (12–15%). Na prática, de cada 1.000 leads pagos, 916 não viram visita; o custo de mídia por visita agendada fica em R$ 881 (R$ 74 ÷ 8,4%), contra ~R$ 529 se o processo operasse na meta de 14%.
M5 Os dados foram estratificados? Onde o problema se concentra?
Sim. Por tempo de 1ª resposta: 19% de conversão quando a resposta sai em menos de 30 minutos vs 4% quando sai após 4 horas. Por horário de entrada: 62% dos leads chegam fora do horário do plantão (noites e fins de semana) e convertem 5,1%, contra 12,3% em horário comercial. Por corretor: quem faz 4 ou mais tentativas converte ~3× mais que quem para no 1º contato. Por lançamento, a variação é pequena (7,9%–8,8%) — o problema é transversal, concentrado em velocidade e persistência do contato, não no produto.
M6 Qual o tamanho da lacuna (a oportunidade do projeto)?
A lacuna entre o baseline (8,4%) e a meta (14%) é de 5,6 pontos percentuais — um aumento de 67% na conversão. Com os mesmos 3.200 leads/mês, significa passar de ~269 para ~448 visitas agendadas (+179/mês) ou, mantido o volume de visitas, cortar 22% da mídia (~R$ 65 mil/mês).
Responder em 30 minutos convertia 19%; depois de 4 horas, só 4%.
O Pareto de 420 leads perdidos mostrou 1ª resposta acima de 4h e falta de follow-up somando 64% das perdas. Os 5 Porquês revelaram que 62% dos leads chegavam fora do plantão: falha de método, não de corretor.
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O cruzamento de 2.480 leads mostrou a evidência-chave: quando a 1ª resposta sai em menos de 30 minutos, 19% agendam visita; depois de 4 horas, só 4%. O Pareto sobre 420 leads perdidos concentrou o problema: 1ª resposta acima de 4h (38,1%) e ausência de cadência de follow-up (26,0%) somam 64% das perdas. O Ishikawa levantou hipóteses em 6 categorias e a Matriz Causa × Efeito priorizou 5 causas (corte ≥ 88 pontos), lideradas pela ausência de SLA com plantão digital (170). Os 5 Porquês comprovaram: leads chegam a qualquer hora — 62% fora do horário do plantão —, mas o processo de resposta só existia no horário comercial. Falha de método, não de corretor. O Diagrama de Dispersão de 13 faixas de tempo mostrou correlação negativa forte (R² = 0,98) entre a 1ª resposta e a conversão: cada hora de espera custava ~3,9 p.p., e o SLA de 15 minutos projetava ~18,7% de conversão.
Como o projeto respondeu às perguntas da fase 5
A1 Quais são as causas potenciais do problema?
O Ishikawa (workshop de 07/05 com marketing, comercial e CRM) levantou causas em 6 categorias: Método (sem SLA de 1ª resposta; sem cadência padrão de follow-up; roleta manual de distribuição que só roda em dia útil), Mão de obra (corretor prioriza o cliente presente no stand; sem plantão de atendimento digital à noite e no fim de semana), Máquina/Sistema (CRM sem alerta de lead novo; sem automação de 1º toque), Material/Informação (segmentação ampla nas campanhas; formulário sem perguntas de qualificação), Medição (tempo de 1ª resposta não monitorado) e Meio ambiente (picos de leads no fim de semana de lançamento).
A2 Quais causas foram priorizadas e por quê?
A Matriz Causa × Efeito, ponderada pelos requisitos do cliente (1ª resposta rápida peso 10, follow-up até a decisão peso 9, aderência de perfil peso 7), priorizou 5 causas com corte natural em ≥ 88 pontos: ausência de SLA e de plantão digital (170), ausência de cadência padrão de follow-up (137), segmentação ampla das campanhas (107), distribuição manual e desigual de leads (96) e CRM sem alerta/automação de 1º toque (88).
A3 As causas foram comprovadas com evidência (dado, observação ou teste) — e não só opinião?
Sim. O cruzamento de 2.480 leads (fev–abr/2026) comprovou o efeito do tempo de resposta: 19% de conversão com 1ª resposta em menos de 30 minutos vs 4% após 4 horas. Os 5 Porquês partiram de casos reais: o lead #38412 do Mirante do Parque, recebido num sábado às 21h, só foi respondido 26 horas depois porque a roleta de distribuição rodava apenas em dia útil. E um teste de sombra recontatou 60 leads 'perdidos' com cadência estruturada: 18% agendaram visita — evidência de que o lead não estava morto; o processo é que o abandonava.
A4 Qual a relação entre as causas (X) e o resultado (Y)?
O tempo de 1ª resposta é o X mais forte: a conversão cai de 19% (menos de 30 min) para 4% (mais de 4h) — quase 5× de diferença. O número de tentativas é o segundo: leads com 4 ou mais toques convertem ~3× mais que os que recebem um único contato. A aderência de perfil completa o modelo: leads dentro do perfil de renda e região convertem 11%, contra 3% fora. Y = f(velocidade da resposta, persistência da cadência, qualidade da segmentação).
A5 Quais são as poucas causas vitais que respondem pela maior parte do problema (Pareto)?
Duas causas vitais concentram o problema no Pareto de 420 leads perdidos: 1ª resposta acima de 4h (160 casos, 38,1%) e ausência de cadência de follow-up (109 casos, 26,0%) — juntas, 64% das perdas. Somando a segmentação ampla (80 casos, 19,0%), as três primeiras causas explicam 83,1% do problema.
SLA de 15 minutos + 5 toques em 7 dias: o piloto saltou para 13,6%.
A matriz esforço × impacto escolheu 4 soluções, como plantão digital e roleta automática, e descartou aumentar a verba de mídia. O piloto no Residencial Mirante do Parque superou o critério de 12%, com SLA cumprido em 96% dos leads.
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A matriz esforço × impacto avaliou 8 soluções: 4 'fazer já' (SLA de 15 min com plantão digital das 8h às 22h, cadência padrão de 5 toques em 7 dias no CRM, alerta + 1º toque automático via WhatsApp e roleta automática de distribuição), 2 'planejar' (ajuste de segmentação e formulário com qualificação), 1 adiada (chatbot de agendamento) e 1 descartada (aumentar verba de mídia — ataca o sintoma). O 5W2H detalhou 7 ações por R$ 18.700 dos R$ 22 mil orçados. O piloto no lançamento Residencial Mirante do Parque (08/06 a 17/07) tinha critério de sucesso de conversão ≥ 12% — e fechou em 13,6%, contra 8,4% do baseline. O Poka-Yoke foi de impedimento: roleta automática 24/7 com redistribuição após 10 minutos sem resposta e 1º toque via WhatsApp no ato, por R$ 5 mil; no piloto, o SLA de 15 minutos foi cumprido em 96% dos leads.
Como o projeto respondeu às perguntas da fase 4
I1 As soluções atacam as causas-raiz comprovadas (e não os sintomas)?
Sim: o SLA de 15 minutos com plantão digital (8h–22h, 7 dias) e o 1º toque automático via WhatsApp atacam a causa vital 1 (1ª resposta lenta); a cadência obrigatória de 5 toques em 7 dias programada no CRM ataca a causa 2 (abandono após o 1º contato); o ajuste de segmentação (lookalike de compradores + filtros de renda e região) ataca a causa 3; e a roleta automática com capping elimina a distribuição desigual. Nenhuma solução atua sobre sintoma — todas derivam das causas comprovadas na fase Analisar.
I2 Como as soluções foram priorizadas (impacto × esforço)?
A matriz esforço × impacto avaliou 8 soluções: 4 entraram como 'fazer já' (SLA de 15 min com plantão digital, cadência padrão de 5 toques no CRM, alerta + 1º toque automático via WhatsApp e roleta automática de distribuição), 2 como 'planejar' (ajuste de segmentação das campanhas e formulário com qualificação, por dependerem de ciclo de aprendizado de mídia). Uma foi adiada (chatbot de agendamento fim a fim) e outra descartada (aumentar a verba de mídia — alto esforço financeiro atacando o sintoma, não a causa).
I3 Houve piloto/teste antes de escalar?
Sim: piloto de 6 semanas (08/06 a 17/07/2026) no lançamento Residencial Mirante do Parque, com critério de sucesso de conversão ≥ 12% nas coortes do período. O piloto integrou as 6 soluções priorizadas e fechou em 13,6% (vs 8,4% do baseline), com o SLA de 1ª resposta cumprido em 96% dos leads — só então as soluções foram aprovadas para rollout aos demais lançamentos.
I4 Qual o ganho esperado com as soluções propostas (no indicador e, se possível, em R$)?
No indicador: de 8,4% para ≥ 14% (+67%). Em R$: manter o volume de visitas com 22% menos mídia ≈ R$ 65 mil/mês (R$ 780 mil/ano), ou +76% de visitas com a mesma verba. O plano custou R$ 18.700 dos R$ 22.000 orçados (folga de 15%), com payback inferior a 1 mês. O piloto confirmou a trajetória: 13,6% no primeiro ciclo completo.
Patamar consolidado de 14,8% — mesmas visitas com R$ 65 mil/mês a menos de mídia.
Com o rollout aos 3 lançamentos, o gráfico de controle semanal recalculou a linha central em 14,5%, e o plano vigia CPL ≤ R$ 80. O ganho de R$ 780 mil/ano será auditado pela Controladoria.
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Com o rollout para os 3 lançamentos ativos a partir de 20/07, o gráfico de controle semanal recalculou a linha central em 14,5% (LSC 16,9% / LIC 12,1%), com 12 semanas entre 13,5% e 15,8% e patamar consolidado de 14,8% — meta de 14% superada. O plano de controle vigia diariamente os X's: 1ª resposta em até 15 min (≥ 95% dos leads), aderência de 100% à cadência e CPL ≤ R$ 80. O OCAP define reação padrão para cada sinal, do reforço do plantão à revisão de segmentação. O handover de 28/08 passou a gestão à Gerência de Marketing, com ganho de R$ 65 mil/mês (R$ 780 mil/ano) em mídia evitada, a ser auditado pela Controladoria após 6 meses.
Como o projeto respondeu às perguntas da fase 8
C1 O resultado foi confirmado com dados? A meta foi atingida — ou quanto dela?
Sim. O gráfico de controle semanal pós-rollout mostra a linha central recalculada em 14,5% (LSC 16,9% / LIC 12,1%), com as 12 semanas S27–S38 entre 13,5% e 15,8% e patamar consolidado de 14,8% nas últimas 6 semanas — a meta de 14% foi atingida e superada, sem nenhum ponto fora dos limites de controle.
C2 Qual o ganho obtido (no indicador e, se possível, em R$)?
A conversão subiu de 8,4% para o patamar consolidado de 14,8% (+76% no indicador). A diretoria optou por capturar o ganho reduzindo em 22% o investimento de mídia dos lançamentos mantendo o volume de visitas: cerca de R$ 65 mil/mês, ou R$ 780 mil/ano, validado pela Controladoria — com auditoria formal do ganho prevista após 6 meses de sustentação.
C3 O novo processo foi padronizado (POP / instruções)?
Sim: POP do plantão digital com SLA de 15 minutos e escala 8h–22h (7 dias); cadência de 5 toques em 7 dias configurada como fluxo obrigatório e não editável no CRM; roleta automática de distribuição com regras documentadas (capping por corretor e redistribuição em 10 min sem resposta); e playbook de segmentação por lançamento. 28 corretores e 4 SDRs treinados e avaliados antes do handover.
C4 Como o ganho será monitorado ao longo do tempo? Com quais indicadores?
O Y é monitorado semanalmente em gráfico de controle (LC 14,5% / LSC 16,9% / LIC 12,1%). Os X's críticos têm vigilância diária em painel do CRM: % de leads com 1ª resposta em até 15 min (meta ≥ 95%), aderência à cadência de 5 toques (100%), % de leads dentro do perfil (≥ 70%) e CPL (≤ R$ 80). Um ritual semanal de 15 minutos entre Marketing e Comercial revisa o painel e registra desvios.
C5 Há plano de reação para desvios?
Sim, o OCAP define 4 sinais com reação padrão: ponto abaixo do LIC (12,1%) exige contenção no mesmo dia (verificar plantão, fila e roleta); SLA diário abaixo de 90% por 2 dias seguidos dispara reforço do plantão em 24h; CPL acima de R$ 80 por uma semana aciona revisão de segmentação com a agência; e semana de lançamento novo (pico conhecido de leads) recebe reforço preventivo de SDR. Sequência padrão: conter → diagnosticar → corrigir → verificar → registrar.
C6 Quem é o dono do processo daqui para frente?
A partir do handover em 28/08/2026, a gestão do plano de controle passa da Green Belt (Larissa Menezes) para Camila Duarte, Gerência de Marketing, dona formal do processo, com Bruno Tavares como corresponsável pelo elo comercial. Revisão mensal nos 3 primeiros meses e trimestral depois.
C7 O ganho se manteve após a implementação (evidência de sustentação)?
As 12 semanas pós-rollout (S27–S38) mostram o indicador estável entre 13,5% e 15,8%, sem nenhum retorno ao patamar do baseline (8,4%) e com média de 14,8% nas últimas 6 semanas — evidência de sustentação além do piloto. A confirmação financeira formal do ganho de R$ 780 mil/ano está prevista para 6 meses após o handover.
C8 Houve replicação / registro de lições aprendidas?
Sim: o playbook (SLA + cadência + segmentação) foi registrado e está em replicação para a equipe de revenda/estoque pronto e para as reservas diretas da Altavia Hotéis, que sofrem do mesmo padrão de resposta lenta. Lição central registrada: velocidade e persistência da resposta valem mais que volume de mídia — e cada desvio tratado pelo OCAP atualiza POP, cadência e treinamento.
A conversão de leads em visitas agendadas em até 7 dias subiu de 8,4% para o patamar consolidado de 14,8% (meta de 14% superada), sustentado por 12 semanas de gráfico de controle. O ganho permitiu manter o mesmo volume de visitas com 22% menos investimento de mídia — cerca de R$ 65 mil/mês (R$ 780 mil/ano) — validado pela Controladoria, com auditoria formal prevista após 6 meses de sustentação.
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Use este exemplo como referência de profundidade — descreva com fatos e números, comprove com evidência, confirme o ganho.